Czy można zwolnić pracownika przez e-mail?

Tak, ale trzeba przestrzegać jednego warunku – wypowiedzenie musi mieć formę pisemną. To samo dotyczy oświadczenia o rozwiązaniu stosunku pracy bez wypowiedzenia.

Co to znaczy?

Dokument wysłany elektronicznie musi być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie wystarczy profil zaufany ani skan dokumentu podpisanego ręcznie.

Jak sprawdzić, czy podpis elektroniczny jest kwalifikowany?

Różne instytucje oferują taką usługę – elektroniczny podpis kwalifikowany oferuje np. Szafir, Certum, Autenti. Warto upewnić się, czy podpis faktycznie jest kwalifikowany, bo oferowane są różne opcje np. znakowanie czasem lub zwykły podpis elektroniczny. Takie wersje nie będą stanowiły formy pisemnej.

Podpis złożony na dokumencie można sprawdzić bezpośrednio w niektórych programach do odczytywania PDF (np. Adobe) lub na niektórych stronach (np. strona https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany). 

Co jeśli wypowiedzenie nie będzie pisemne?

Wtedy jest ono dalej skuteczne, czyli umowa się rozwiąże, ale pracownik może bardzo łatwo podważyć wypowiedzenie w sądzie. Poza tym naruszanie wymogu formy pisemnej może być uznane za rażące naruszanie praw pracowniczych, za co grozi grzywna nawet do 30.000 złotych.

Czy porozumienie też musi mieć formę pisemną?

Nie, porozumienie można zawrzeć nawet ustnie, a tym bardziej mailowo. Wystarczy, że pracownik lub pracodawca prześle ofertę zawarcia porozumienia, gdzie określi przynajmniej najważniejsze warunki porozumienia tj. sposób i termin rozwiązania umowy. Kiedy druga strona odpisze z akceptacją warunków, porozumienie jest zawarte. Potem można podpisać je jeszcze papierowo, żeby móc włożyć je do akt osobowych. 

Uwaga! W imieniu pracodawcy musi pisać osoba, która ma pełnomocnictwo do działania w sprawach prawa pracy.

Na jaki email przesłać dokumenty?

Pracownik najlepiej żeby przesłał dokumenty na adres email swojego bezpośredniego przełożonego i kadr – wtedy jest mniejsze ryzyko, że ktoś nie zauważy.

Pracodawca najlepiej, żeby przesłał dokumenty na służbowy i prywatny adres email jednocześnie. Po odejściu pracownik nie będzie miał dostępu do służbowego maila, więc straci też możliwość odzyskania dokumentów.

Czy macie jeszcze jakieś wątpliwości? Napiszcie w komentarzach, a ja postaram się odpowiedzieć na wszystkie.