Jak wybrać komisję do wyjaśnienia sprawy mobbingowej?
Twój dział HR dostaje zgłoszenie – w dziale IT źle się dzieje. W zgłoszeniu pracownik opisał sytuacje, które, choć nienazwane tak wprost, w głowach HR zapalają lampkę – MOBBING.
Postanawiacie, że trzeba dojść do sedna sprawy i rzetelnie wyjaśnić wszystkie okoliczności. Co zatem? Postępowanie wyjaśniające. A jak postępowanie to zazwyczaj komisja lub zespół. Tylko jak ją wybrać?
Pierwszy krok – sprawdź firmową procedurę
Najpierw sprawdź, czy w firmie macie procedurę, która określa skład komisji wyjaśniającej. Jeśli procedura wskazuje konkretne stanowiska lub wymogi, które muszą spełniać członkowie komisji, to wybór musi być zgodny z tymi zasadami.
Poza tym komisja musi być bezstronna i mieć wiedzę i umiejętności do prowadzenia postępowania.
Bezstronność członków komisji – dlaczego jest kluczowa?
Bardzo ważnym kryterium doboru osób do komisji jest ich bezstronność. W komisji nie powinny zasiadać osoby, które mogą mieć jakiś osobisty interes w uzyskaniu konkretnego wyniku postępowania. Podobnie powinniśmy wykluczyć osoby, na które osoby zainteresowane mogą mieć wpływ. Dlatego zazwyczaj wykluczamy na tym etapie osoby np. podlegające służbowo osobie oskarżonej o mobbing lub zgłaszającemu.
Komisja wewnętrzna czy zewnętrzna? Co wybrać?
Jeśli nie mamy w organizacji osób, które będą bezstronne, to komisja powinna być zewnętrzna. To jednak bardzo rzadki przypadek.
Ja zawsze zachęcam, żeby przynajmniej jeden członek komisji był „wewnętrzny”. Postępowanie może wprowadzać duże zamieszanie i stres wśród pracowników, a do tego przyczynia się sposób prowadzenia rozmów ze świadkami. „Wewnętrzny” członek komisji może czuwać nad atmosferą spotkań ze świadkami. Może być też znaną, przyjazną twarzą dla świadka, dzięki której łatwiej będzie mu się otworzyć. Wybór takiej osoby jest jednak bardzo istotny – powinna to być osoba, którą pracownicy darzą zaufaniem, w przeciwnym razie pracownicy mogą obawiać się działań odwetowych.
Jakie kompetencje powinni mieć członkowie komisji?
Przy ocenie czy dana osoba ma kompetencje do prowadzenia postępowań wyjaśniających, warto wziąć pod uwagę wykształcenie, kursy, rodzaj wykonywanej pracy, rolę w organizacji, doświadczenie w prowadzeniu takich postępowań w przeszłości. Pamiętaj, że komisja ma za zadanie przede wszystkim ustalić okoliczności faktyczne. Dlatego członkowie komisji nie muszą mieć wiedzy prawniczej do oceny czy dane okoliczności stanowiły mobbing. Ocenę prawną można oddać działowi prawnemu lub zewnętrznej kancelarii.
Moim zdaniem jednak komisja powinna mieć przynajmniej podstawy wiedzy o mobbingu, żeby wiedzieć na co zwracać uwagę w rozmowie ze świadkami.
Dlaczego empatia w postępowaniu wyjaśniającym ma znaczenie?
Pamiętaj, komisja ma dojść do sedna sprawy, ale nie musi się to odbywać kosztem ogromnego stresu osób przesłuchiwanych. W czasie całego postępowania dbaj o swoich pracowników i zapewnij, żeby prowadzone ono było z życzliwością i empatią.
Jakie są Wasze doświadczenia z postępowaniami wyjaśniającymi? Dajcie znać w komentarzach!
